BELAJAR TATA CARA EXPORT

Blog ini saya buat sekedar sharing kepada teman-teman yang mempunyai prospek untuk export, tetapi belum pernah sama sekali melakukan export.

Sebenarnya proses untuk melakukan export tidak sesulit yang mungkin anda dibayangkan. Tapi memang ada beberapa hal yang harus anda cermati dan benar-benar pahami supaya tidak terjerumus masalah dan mengalami kerugian.

BELAJAR TATA CARA EXPORT

Membuat penawaran 

Penawaran yang baik adalah yang disertai dengan syarat-syarat dan kondisi penawaran yang jelas dan selengkap mungkin. Hal-hal yang harus ada dalam penawaran anda adalah :

1. Jenis barang
2. Spesifikasi/grade/kualitas
3. Jumlah barang dan satuan
4. Harga satuan dan total harga

Disamping itu harus pula anda cantumkan :

5. Term penawaran

artinya: harga yang anda tawarkan sudah termasuk apa saja. Dalam praktek export secara umum beberapa term yang sering dipakai di antaranya CIF (singkatan dari Cost, Insurance, Freight) artinya harga penawaran anda sudah termasuk biaya pengiriman sampai ke pelabuhan tujuan dan termasuk asuransi barang selama dalam pengiriman. Biaya pengiriman bisa berupa ocean freight apabila pengiriman dengan kapal laut, ataupun air freight apabila pengiriman dengan pesawat udara.

Karena anda menawarkan barang termasuk pengiriman, maka tentu sebelumnya anda harus menanyakan kepada pembeli / buyer ke pelabuhan atau airport mana barang tersebut akan dikirim. Setelah mengetahui port tersebut maka anda dapat mencari beberapa perusahaan jasa pengiriman export atau yang biasa dikenal dengan EMKL untuk mendapatkan penawaran harga pengiriman barang dari pelabuhan mana anda akan mengirimkan barang sampai ke pelabuhan tujuan pembeli. Selain itu karena term penawaran anda CIF maka anda harus pula mencari perusahaan asuransi yang menyediakan cargo insurance dan mendapatkan penawaran. Setelah mengetahui biaya asuransi dan biaya pengiriman, maka anda dapat menghitung harga yang akan anda tawarkan termasuk biaya asuransi dan biaya pengiriman tersebut.

Dengan cara yang sama, anda dapat pula menawarkan untuk term CNF (Cost and Freight) artinya harga termasuk pengiriman sampai ke pelabuhan tujuan, tetapi tidak termasuk asuransi. Dalam hal ini artinya pembeli harus mengurus asuransinya sendiri. Selain itu ada pula term FOB (Freight On Board) artinya anda akan mengirimkan barang sampai ke pelabuhan muat saja, proses pengiriman barang akan dilakukan sendiri oleh pembeli. Sedangkan term EX-WORK artinya anda cukup menyiapkan barang di gudang anda, dan pembeli akan mengambil barang di gudang anda dan memproses sendiri pengirimannya.

Sampai di sini anda sudah mempunyai konsep penawaran yang cukup lengkap, tinggal menambahkan yang paling penting yaitu :

6. Cara pembayaran.

Cara pembayaran transaksi export import yang umum dipakai di antara nya: 

• Letter of Credit (L/C), ini  adalah cara pembayaran yang   paling aman   untuk  kedua pihak yaitu pembeli dan penjual. Tetapi kelemahannya adalah agak ribet/report mengurusnya, ada biaya-biaya tentunya, dan anda harus mengerti tentang L/C agar transaksi anda aman.
• DP at sight, artinya anda akan menyerahkan dokumen-dokumen pengapalan kepada bank di Indonesia yang anda tunjuk, yang selanjutnya akan meneruskan dokumen-dokumen tersebut kepada bank pembeli di luar negeri.
• Telegraphic Transfer (T/T), yaitu transfer pembayaran ke rekening anda seperti transfer pada umumnya. Hanya saja anda harus menentukan terminnya, misalnya Down Payment (DP) 30% after Sales Contract and balance by T/T after receiving copy documents. Bisa juga 100% in advance by T/T. Tergantung kesepakatan dengan pembeli. 

Setelah proses penawaran dan negosiasi harga, apabila sudah tercapai kesepakatan jual beli, maka selanjutnya anda membuat Contract.
Contract
Isi dari sebuah Contract pada dasarnya sama dengan isi penawaran anda, hanya saja data pada kontrak adalah yang sudah disepakati oleh pihak penjual dan pembeli, dan pada bagian bawah di tandatangani oleh kedua pihak.

Selanjutnya adalah proses export itu sendiri, yaitu tentunya diawali dengan anda menyiapkan barang yang akan diexport dengan jumlah/volume yang sesuai dan kemasan yang disepakati.

Di awal sekali sebelum anda melakukan penawaran, atau pararel dengan anda menyiapkan penawaran, anda harus mengecek dulu apakah barang anda dapat di export secara bebas, ataukah ada larangan atau pembatasan (lartas) export nya. Untuk dapat melakukan itu anda harus tau HS (Harmonize System) code untuk barang anda. Selanjutnya cek lartasnya di www.insw.go.id . Selain itu anda harus mengecek apakah barang anda diperbolehkan untuk masuk ke Negara tujuan. Yang paling mudah adalah anda menanyakan atau meminta calon pembeli anda untuk memastikan hal ini.

Langkah berikutnya, anda melaporkan PEB (Pendaftaran Export Barang), memuat barang anda dan mengirimkannya ke pelabuhan. Untuk proses ini anda tidak perlu pusing karena anda dapat memakai jasa PPJK. Anda tinggal menyiapkan dokumen export yaitu Invoice dan Packing List.

Setelah barang export anda berangkat dari pelabuhan muat, anda akan mendapatkan Bill of Lading (BL) dari perusahaan EMKL dimana anda memesan jasa pengiriman barang keluar negeri. Selanjutnya anda tinggal mempersiapkan semua dokumen yaitu :

• Invoice
• Packing List
• Certificate of Analysis / sertifikat mutu lainnya (apabila diminta oleh pembeli)
• Bill of Lading (BL)
• Certificate of Origin (apabila diminta oleh pembeli)

Apabila anda ingin lebih simple dalam prosesnya saya sarankan anda mencari jasa EMKL yang sekaligus menyediakan jasa PPJK. Maka dari perusahaan EMKL tersebut anda akan menerima/diuruskan BL, diuruskan PEB, dan sekaligus COO. Seluruh dokumen export di atas adalah dokumen yang akan anda gunakan untuk melakukan penagihan atas barang yang anda kirim kepada pembeli. Apabila transaksi anda memakai LC atau DP at sight maka anda harus mengirimkan dokumen tersebut kepada bank untuk diproses pembayarannya. Apabila pembayaran secara transfer maka anda perlu mengirimkan copy nya agar pembeli dapat mentransfer pembayarannya kepada anda, baru kemudian setelah menerima pembayaran anda dapat mengirimkan dokumen aslinya kepada pembeli.